Aproveche solo algunos de estos diez elementos, y podrá transformar su jornada laboral típica. Ya sea que desee ayudar a justificar decisiones empresariales basadas en datos a un alto nivel, o simplemente volver a casa con su familia antes, dominar las funciones de Excel adecuadas es una forma rápida y fácil de maximizar su productividad.
Pegado Especial (10 minutos para aprender)
Copiar y pegar es una de las funciones más simples y usadas en Excel. Pero a menudo transferimos un formato que no queremos, o copiamos una fórmula, cuando en cambio solo queremos un valor. Estas pequeñas frustraciones pueden tardar en arreglarse, por lo que Pegado Especial es tan … especial. Pegado especial le permite elegir los elementos de la celda copiada que trae. Después de copiar tu celda (Ctr + C), presiona Ctrl + Alt + V (o ve a la sección del Portapapeles de la cinta de inicio, o Edición> Pegado especial) para abrir Pegado especial y hacer tu selección. Alt + E + S + V es el acceso directo para simplemente pegar valores, probablemente el uso más común de Pegado especial.
Añadir filas múltiples (2 minutos para aprender)
A menudo necesitamos agregar nuevas filas entre las filas existentes. El acceso directo (Ctrl, Mayús, +) es bastante útil, especialmente porque puede alternar el + para agregar varias filas. A menudo, solo se resalta el número de filas que desea agregar (por ejemplo, 5) y al hacer clic derecho, la inserción es más rápida cuando se agrega de forma masiva, ya que agregará el número de filas que haya resaltado.
Flash Fill (30 minutos para aprender)
Excel desarrolló una mente propia en 2013 con esta característica. Flash Fill llena automáticamente sus datos cuando detecta un patrón.
Supongamos que tiene una lista de números de productos en las primeras diez celdas de la columna A, por ej. ‘ABC-00001’ a ‘ABC-00010’ y solo necesita los números después de ‘-’. Puede descartar fácilmente el ‘ABC’ utilizando Flash Fill. Antes de 2013, esto era posible, pero dependía de una combinación de funciones (FIND, LEFT, &, etc.). Ahora, esto es mucho más rápido e impresionará a la gente. Establezca el patrón escribiendo ‘00001’ en la primera celda en blanco. Si Flash Fill está activado (Opciones de archivo, Avanzado), comience a escribir el siguiente número de producto en la celda que se encuentra debajo y Flash Fill reconocerá el patrón y completará los números de producto restantes por usted. Simplemente pulse la tecla Intro para aceptar. O, póngalo en marcha manualmente haciendo clic en Datos> Relleno Flash, o Ctrl + E. Flash Fill es como magia y se puede utilizar en muchos escenarios diferentes. Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesita ingresar o cambiar una gran cantidad de datos de manera rápida y precisa.
INDEX-MATCH (45 minutos para aprender)
Aparte de VLOOKUP (que busca el valor en una columna y devuelve un valor correspondiente de otra columna), INDEX y MATCH son las herramientas más utilizadas y más poderosas en Excel para realizar búsquedas. Usadas por separado, estas funciones son invaluables, pero cuando las combinas se desata su verdadero poder. INDEX y MATCH utilizados en combinación lo ayudan a extraer los datos que necesita de un gran conjunto de datos de manera eficiente y precisa. Dominar estas funciones no solo hará que se vea como un genio de Excel para sus colegas y gerentes, sino que también puede hacer que una tarea mundana y tediosa sea rápida y simple. Así es como funcionan estas funciones:
VLOOKUP es una gran función, pero tiene sus limitaciones. Solo puede buscar valores de izquierda a derecha. El valor de búsqueda debe estar a la izquierda en la tabla de búsqueda. INDEX y MATCH le permiten buscar un valor en cualquier lugar de la tabla de búsqueda, independientemente de su posición.
Digamos que tienes una hoja de cálculo con una lista de productos. Tiene las columnas tituladas “Número de producto”, “Beneficio”, “Nombre del producto” e “Ingresos”. En otra hoja de cálculo, tiene una lista de los nombres de los productos y desea ver cuánto beneficio ha generado cada producto. En este escenario, estamos usando el nombre del producto (nuestro valor de búsqueda) para buscar la ganancia. El nombre del producto se encuentra a la derecha de la ganancia y, por lo tanto, VLOOKUP no funcionaría. Este es el escenario perfecto para INDEX y MATCH.
La sintaxis sería:
= ÍNDICE (Columna de ganancias, PARTIDO (Valor de búsqueda, columna Nombre de producto, 0))
Esta es una buena manera de recordar cómo funciona:
= ÍNDICE (Columna quiero un valor de retorno, MATCH (Mi valor de búsqueda, Columna contra la que quiero buscar, Ingrese “0”)) (Cero le da una coincidencia exacta, puede hacer coincidencias con menos de (-1) o más que (1) también.)
A primera e incluso segunda mirada, INDEX y MATCH parecen complejos. Sin duda, necesita algo de práctica, pero vale la pena tenerlo en mente, ya que es más flexible y más poderoso que un VLOOKUP. Es uno de los usos más importantes de Excel, el período.
SUM (2 minutos para aprender)
Esta es una de las primeras funciones que probablemente aprenderá en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabía que puede seleccionar la celda al final de una fila o columna y presionar Alt + para hacer estas funciones en segundos?
CTRL Z / CTRL Y (1 minutos para aprender)
Si no está utilizando Ctrl Z para deshacer los errores en Excel, debería hacerlo. Lo que mucha gente no sabe es que Ctrl Y hace lo contrario: rehacer. Los dos trabajan en conjunto muy bien y usted recorre las iteraciones de su trabajo hasta que encuentra la correcta.
Eliminar duplicados (10 minutos para aprender)
Esto es tan simple y rápido de usar. Remove Duplicates hace exactamente lo que esperaba: elimina los duplicados en cualquier rango de datos. Nuestro consejo es eliminar los valores que desea eliminar y colocarlos en otra hoja. Se encuentra en la pestaña Datos en la sección Herramientas de datos de la cinta.
Congelar paneles (15 minutos para aprender)
¿Alguna vez ha desplazado hacia abajo una gran tabla de datos solo para olvidar qué columnas son cuáles? Congelar paneles es la respuesta aquí. Puede congelar solo la fila superior, la primera columna o cualquier número de cualquiera. Identifique las columnas y filas del área que desea congelar. Luego, seleccione la celda inmediatamente a la derecha de esas columnas y debajo de esas filas. Vaya a la pestaña Ver y congelar paneles en la sección Ventana. Alt W F es el acceso directo.
F4 (10 minutos para aprender)
Hay dos formas especialmente satisfactorias de usar F4 en Excel. La primera es cuando se crea una referencia absoluta: F4 le permite cambiar entre las distintas opciones. El segundo es uno que pocas personas conocen, pero que podría mejorar seriamente su productividad de Excel. F4 repite tu última acción, donde esté disponible. Por ejemplo, si acaba de aplicar un borde a una celda, use F4 para aplicarlo a otras
CTRL + Flechas (5 minutos para aprender)
Si te has encontrado desplazándote a través de un conjunto de datos para llegar a la parte inferior, detente ahora mismo y comienza a usar Ctrl + las teclas de flecha. Este atajo simple lo lleva directamente al final de los datos en una columna o fila que está usando. Combínelo con Ctrl, Shift para resaltar / seleccionar grandes áreas de datos en segundos.
Advertencia: si tiene espacios en sus datos, esto lo llevará al primer espacio. Entonces, si desea llegar rápido al fondo, elija una columna de datos que no tenga huecos.
